Truco 44. Gestion Documental en Sap (I). GOS.

En las próximas 3 entradas vamos a hablar de la gestión documental en Sap y de las diferentes alternativas que tenemos para añadir nuestros documentos (imagenes, words, pdf, planos, etc) en los diferentes componentes de la aplicación. Por ejemplo, si queremos añadir documentación relativa a un material (imagenes, catalogos en pdf o word, planos en autocad, etc) o un pdf escaneado de una factura de compras al registrarla a través de la verificación de facturas, tendremos varias alternativas disponibles. Dependera del tipo de objeto de negocio tratado las opciones disponibles (no siempre podremos usar las 3 alternativas existentes). En resumen, disponemos de:

• Gos: son los Generic Object Services y nos ofrece funciones como añadir documentos en los objetos (siempre que este disponible el correspondiente icono en la aplicacion donde estemos, tal y como vemos en la imagen siguiente). Ademas nos permite otras opciones como añadir links a los objetos, notas, añadir a lista de favoritos o seguimiento sobre las modificaciones (a traves del Sapoffice, que es la mensajeria interna en Sap). El GOS no requiere una parametrización específica, aunque se pueden personalizar determinadas cosas (como veremos más adelante). Tiene dos grandes inconvenientes: no hay un herramienta de búsqueda para los anexos y por defecto los archivos se almacen en la misma base de datos de Sap (lo que nos puede ocasionar graves problemas de ocupación o rendimiento si se usa de forma masiva). Este ultimo incoveniente se puede solucionar (ver nota oss 530792), pero con efectos laterales sobre el Sap Office.
• Archivelink: a esta opción se accede tambien desde el GOS (lo que Sap llama Archivar Business Document) o bien desde una transacción especifica (la OAAD). En este caso, si necesitamos una parametrización adicional asociada a cada Business Object (objeto de negocio, por ejemplo, pedido de compra, factura, etc). Los documentos se pueden almacenar en la Base de datos de Sap o en un  Content Server (Sap nos ofrece uno gratuito con la licencia, aunque hay alternativas noSap) y si tenemos herramientas de busqueda, como las transacciones OAAD o OAOR. Ademas cada documento enlazado se clasifica por tipo y esta relacionado con cada objeto de negocio en si (por ejemplo, un pedido de compras).
• DMS: es la gestión documental propiamente dicha. Su disponibilidad es mucho más limitada que el GOS o el ArchiveLink (por ejemplo, maestro de materiales, maestro de proveedores o clientes; avisos, ordenes, ubicaciones (modulo PM); posicion de solicitud de pedido o pedido de compras, posicion de documento de ventas, proyectos, etc). Se crea un registro de documento con multitud de información que se vincula a los objetos de la aplicación. Tiene multitud de funcionalidades disponibles como la gestión de aprobación de documentos, gestión de versiones, utilización del sistema de clases para clasificar los documentos, busqueda e indexacion de documentos(Trex), etc. Ademas, dispone de una herramienta Windows (el Easy DMS) que nos permite estructurar en carpetas los documentos que hubieramos anexado.

A continuación vamos a ver en detalle cada una de las tres alternativas de las que hemos hablado, empezando por el GOS.

Utilización del GOS.

La utilización es muy sencilla. Una vez estemos en el objeto Sap donde queremos añadir el añexo, seleccionamos en el control del GOS la opción Crear –> Crear Anexo. Nos aparecerá un dialogo donde podremos seleccionar el documento que queremos anexar.

Podremos añadir todos los documentos que queramos. Para consultar los ficheros anexados, importante, tendremos que estar siempre en el objeto relacionado y mediante la opción del Gos “Lista de Anexos” podremos ver los diferentes ficheros enlazados con la opción de acceder a su contenido.

En el caso de que hubieramos creados notas o enlaces a documentos externos (URL) asociados al objeto, también los veriamos en la opción de lista de anexos.

Parametrización del GOS.

Tenemos tres vistas donde podemos configurar los aspectos mas importantes del GOS.

• Vista SGOSATTR (transaccion SM31): aquí se configuran las opciones disponibles en el gos (incluso podriamos añadir nuevas opciones con la correspondiente programación). En esta tabla se configuran las opciones disponibles, su jerarquia, el icono correspondiente a cada opción y la clase que se utiliza para su gestión.
• Vista SGOSCUST (transaccion SM31): nos permite habilitar/deshabilitar servicios. En el ejemplo de la imagen estamos deshabilitando la opción de crear anexos.
• Vista SGOSSUB (transaccion SM31): nos permite configurar la funcionalidad de las subscripciones a la modificación de objetos. Para el objeto deseado (por ejemplo, BUS2012 para el pedido de compra), según el evento producido en el objeto (modificación, liberación, etc), se puede indicar si la subscripcion está disponible y que texto se enviara a los usuarios subscritos al objeto. Se puede crear textos con variables que se referiran al objeto en tratamiento (ver ejemplo texto SGBT_DEF_SUB, transacción SE61).

Además, para que el GOS aparezca en los pedidos de ventas, necesitamos el parámetro de usuario SD_SWU_ACTIVE con el valor X.

Finalmente, si queremos realizar alguna personalización en el comportamiento estandar del GOS, Sap nos ofrece dos Badis para este cometido.

Nota sobre el lugar de almacenamiento de los objetos: en la nota OSS  530792 se habla del lugar donde se almacen los objetos vinculados con el GOS. Resumiendo los aspectos más importantes que menciona la nota:

• Tecnicamente hablando, los anexos, las notas y los links son tratados en Sap como si fueran documentos del Sapoffice (con sus correspondientes entradas en las tablas SOOD y SOFM).
• Antes de la version 4.6B, el contenido de los anexos se almacenaba en la base de datos en la tabla SOC3.
• A partir de la version 4.6B, en la SOC3 se guarda información de control del anexo, pudiendose decidir si el contenido se almacena en BD o en un gestor de contenido. Si se almacen en BD los datos estarán en la tabla SOFFCONT1.
• Si estamos en version >=4.6B y no queremos almacenar en base de datos, tendremos que configurar un repositorio con la transacción OAC0 del tipo Archivelink, asignarlo a una categoria con la OACT y configurar en la tabla SDOKPHCL para la clase de documento SOFFPHIO, la categoria de almacenamiento (indicando el nombre de la categoria creada). Por defecto, en ese campo aparece el valor SOFFDB (que indica que se archiva en la base de datos). Tambien podemos hacer la asignación con la transacción SKPR08.
• Efecto colateral del cambio: si cambiamos el almacenamiento a un repositorio externo, esta afectando a los anexos del GOS y también a todos los anexos del SapOffice. Esto es importante tenerlo en cuenta antes del cambio por lo que pueda afectar al sistema.

Otros enlaces de interes.

Si quereis ampliar información sobre este tema, os dejo algunos links interesantes:

• Revision del tipo de usuario Sap para que funcione el GOS: gracias a Teknodatips.
• Preguntas frecuentes sobre el GOS en la wiki del SDN de Sap. En esta entrada se tratan los problemas más frecuentes con los que nos podemos encontrar cuando trabajamos con el GOS:
  • 1. The „Generic object services” (GOS) is not available for a user
  • 2. The GOS is not available in an application at all
  • 3. Problem while displaying “Generic object services” or some service is not functioning correctly
  • 4. Authorizations in GOS
  • 5. Service “Store Business Document” is inactive
  • 6. Some attributes of attachments are not displayed in attachment list (title, creator name, time)
  • 7. Performance problem while opening “Generic object services”
  • 8. Where are the documents stored while using “Generic object services”
• Ejemplo de como añadir nuevas opciones en el GOS: gracias a ZEVOLVING (Parte 1 y parte 2).
• Ayuda Online de SAP sobre GOS: ver aquí.
• Ayuda Online de Sap sobre el Eays DMS: https://help.sap.com/easydoc71