¡Feliz año nuevo a todos!. Comenzamos el año 2017 hablando de la manera de proteger la modificación de algunos clientes o proveedores utilizando autorizaciones.
En entradas anteriores del blog hablamos de algunas maneras de restringir modificaciones en los maestros de clientes y proveedores:
- Protección de la modificación de algunos campos (algunos usuarios pueden modificar todos los campos; el resto de usuarios tienen campos “grisados” y no pueden modificarlos): ver entrada en este link.
- Autorización de modificaciones: se establecen campos sensibles en los datos maestros, y las modificaciones a estos campos tendrán que seguir un flujo de autorización por parte de un usuario responsable: ver entrada en este link.
- Valores por defecto iniciales al crear clientes o proveedores: ver entrada en este link.
Con la funcionalidad que vamos a ver hoy, podremos crear “GRUPOS” o “LISTAS” de clientes o proveedores, y restringir las actividades de modificación sobre estas cuentas. Lo primero que hay que hacer es, a nivel de datos maestros, indicar la “etiqueta” que nos permitirá luego restringir las actividades que se pueden realizar para todos los clientes o proveedores incluidos en ese grupo de autorizaciones.
Vamos a ver el ejemplo para clientes (para proveedores será similar). Por ejemplo, para los datos generales del clientes (a nivel de mandante), lo indicaremos en la pestaña Datos de Control, campo Autorización:
Indicaremos un valor alfanumérico (es una etiqueta sin ninguna validación).
Si queremos hacerlo a nivel de sociedad, lo indicamos en la pestaña Gestión de cuenta, campo Autorización.
Finalmente, a nivel de ventas, lo indicaremos en la pestaña Ventas, en el campo Grupo Autoriz.
En segundo lugar, por autorizaciones, controlamos quien tiene permisos para hacer cosas con ese grupo de clientes. Con el objeto de autorización F_KNA1_BED, indicamos la etiqueta en el campo BRGRU, y la actividad permitida en el campo ACTVT (si estamos preparándolo para proveedores, utilizaremos el objeto de autorización F_LFA1_BEK).
Crearemos un rol de autorizaciones (transacción PFCG), asignando el objeto F_KNA1_BED a los usuarios que podrán tratar esta agrupación de clientes, con las actividades deseadas. El resto de usuarios no tendrán que tener esta autorización.
Cuando un usuario intente modificar el cliente, y no tenga autorización para ello
La autorización aplicará tanto en datos generales, a nivel de sociedad o de área de ventas siempre que hayamos indicado la correspondiente etiqueta en el campo Autorización, y no dispongamos del objeto F_KNA1_BED con ese valor.
Con esta autorización podemos crear agrupaciones de clientes libres para que tengan un tratamiento restringido, fuera del control que se puede hacer por un criterio mas general como es el grupo de cuentas (que se puede controlar igualmente con el objeto de autorización F_KNA1_GRP o F_LFA1_GRP) o por sociedad (objeto F_KNA1_BUK o F_LFA1_BUK). Recordemos que siempre que creamos un cliente o un proveedor, le asignamos un grupo de cuentas que determinan importantes funciones de control como la numeración de estos, campos que se mantienen en las fichas y las funciones de interlocutor que pueden desempeñar en los documentos que se creen en el sistema.
Espero que os sea de utilidad.