Nuestro truco de hoy habla de una funcionalidad estandar que permite realizar operaciones multisociedad en un entorno Sap donde tenemos varias sociedades de Finanzas en el mismo mandante y se realizan operaciones entre las sociedades: creditos, pagos o cobros por cuenta de la otra sociedad u otro tipo de operaciones. Con estos movimientos multisociedad realizamos en un solo paso movimientos contables en los que estan implicadas 2 o más sociedades, y que en condiciones normales realizariamos en dos asientos (uno en cada sociedad).
A nivel de parametrización, se configura mediante la transacción OBYA (ruta de customizing Gestion Financiera –> Contabilidad principal –> Operaciones contables –> Preparar operaciones multisociedades), las cuentas de compensación y las claves de contabilización que se utilizaran en estos movimientos.
Se pueden utilizar cuentas de compensacion del tipo Cuenta de Mayor o bien cuentas de Deudor/Acreedor (con las correspondientes claves de contabilizacion). En el ejemplo, estamos utillizando cuentas de acreedor (estaran creadas en la FK01), de forma que en la sociedad 1003 tenemos el acreedor F1004 para reflejar las operaciones multisociedad que hemos hecho contra la sociedad 1004, y en la sociedad 1004 tenemos el acreedor F1003 para las operaciones con la sociedad 1003. Utilizamos las claves de contabilización: 24 Otros creditos y 34 Otras deudas. En esta cuenta tendremos registrados todos los movimientos realizados contra la otra sociedad y por tanto, su saldo.
Para entender mejor a nivel contable como funciona esto, vamos a ver un ejemplo:
La sociedad A realiza un pago de una factura de la sociedad Y.
En la sociedad 1004 hacemos una compensación contra la cuenta de un banco y seleccionamos una factura de un proveedor de la sociedad 1003 que estamos pagando con fondos de la otra empresa. Pero la factura la esta pagando la sociedad 1004. El apunte lo registrariamos con la transacción F-07. La primera parte del asiento (la cuenta del banco), la indicariamos en la sociedad emisora del pago (1004).
Al seleccionar las partidas que se pagan, cambiariamos de sociedad y seleccionariamos la factura en la sociedad 1003 que se esta pagando en la operación. Antes de grabar el documento, lo simulamos y nos aparece algo así:
Las dos primeras posiciones son las que nosotros hemos introducido (ver como cada posicion se asigna a una sociedad). Las dos segundas las ha generado automáticamente el sistema al detectar que estamos en una operacion multisociedad entre las sociedades 1003 y 1004. En este momento ha recuperado la parametrización Multisociedad para saber como tiene que generar el asiento completo. Grabamos el asiento y como tenemos en nuestras opciones de FI por usuario que se muestren las operaciones multisociedad, el sistema nos informa de la contabilización de la siguiente manera:
Se han generado dos asientos, uno en cada sociedad, pero vinculados entre si por un documento multisociedad. Si consultamos el asiento en la sociedad 1004, tiene el siguiente aspecto:
Tenemos un cargo al haber en la cuenta del banco (de donde sale el dinero para el pago) y un cargo al debe a la cuenta del Acreedor que representa la otra sociedad, como un credito que le hemos concedido para realizar el pago en su nombre.
Si nos vamos a la otra sociedad (la 1003), el asiento contable refleja la compensacion de la factura contra la cuenta del proveedor al debe y un cargo al haber a la cuenta del Acreedor que representa la otra sociedad, que nos ha hecho un prestamo, y en esta sociedad aparece como una deuda.
NOTA: cuando se realizan contabilizaciones de este tipo, se crea un documento especial, llamado Multisociedad, que vincula los diferentes documentos generados en las sociedades implicadas en el movimiento. La anulación de estos movimientos se realiza con la transacción especial FBU8 (igualmente la FBU2 para modificar y la FBU3 para visualizar). Por ejemplo, si consultamos el asiento creado tiene el siguiente aspecto:
Si consultamos las partidas abiertas de los acreedores F1003 y F1004 nos reflejan las operaciones que se han realizado entre las sociedades y si son finalmente una deuda o un prestamo.
La misma funcionalidad la podemos utilizar para realizar asientos contables en los que intervienes dos o mas sociedades, operaciones de compensación, registro de facturas en logistica, etc. Y siempre finalmente generaremos movimientos multisociedad que iran generando movimientos en estas “acreedores financieros” que funcionan como una cuenta de credito/deuda entre las diferentes sociedades. De esta forma, estamos ahorrando trabajo administrativo al realizar los asientos y las operaciones se pueden registrar de una forma global cuyo seguimiento y verificación es más facil que dos asientos individuales en cada sociedad.
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