Truco 46. Gestion Documental en Sap (y III). DMS.

Para terminar nuestro monografico sobre las funciones básicas de gestión documental que proporciona SAP, vamos a hablar de los registros info de documento (DMS) y de las funcionalidades y herramientas que nos proporciona Sap. Algunas de las características son:

• Gestión de aprobación de documentos con diferentes status (incluyendo posibilidad de Workflow).
• Gestión de versiones.
• Utilización del sistema de clases para clasificar los documentos con criterios propios.
• Busqueda de documentos por criterios multiples: clase de documento, descripción, texto, valores de características de clasificación, por enlaces a objetos de negocio, etc.
• Si tenemos montada la indexacion de documentos (servidor Trex), podriamos buscar dentro del contenido de los documentos anexados.
• Gestion de documentos via Web (utilizando BSP).
• Sap Easy DMS: herramienta windows tipo explorador que nos permite crear, modificar y visualizar los documentos, clasificarlos, anexar a objetos Sap. Incluye funciones drag and drop, busqueda de documentos y la posibilidad de ordenar los documentos en carpetas (cada carpeta tambien se crea en Sap como un registro info de documento sin anexos).
• Los documentos se pueden almacenar en un repositorio tipo DMS (que puede ubicarse en la base de datos de Sap o en un Content Server  externo (el de Sap u otro fabricante)) o bien en carpetas a nivel de sistema de ficheros u otros sistemas de almacenamiento externo.
• Los documentos pueden estar almacenados de forma independiente en el sistema o vinculados a objetos de negocio (la cantidad de objetos disponible es mucho menor que para el ArchiveLink).
• En los objetos de negocio previstos tenemos dentro de las aplicaciones la funcionalidad para ver los registros info de documento asociados. Por ejemplo, para el maestro de materiales tenemos en Datos adicionales la pestaña Datos de documento dondre podriamos ver todos los documentos relacionados.
• Otras funcionalidades: jerarquía de documentos para relacionar varios registros de forma jerarquica, distribución, etc.

Como podeis ver, una funcionalidad mas completa y versatil que la que nos ofrecian los anexos del GOS o el Archivelink.

Utilización de DMS. Creación de documentos.

Los Registros Info de Documento (DIR) se pueden crear directamente con una transacción especifica, la CV01N (CV02N para modificar y CV03N para visualizar).

Trabajamos con clases de documento (que previamente habremos parametrizado). Al crear un registro info de documento, le indicamos una descripción, información de status, responsable, etc (hay diferentes campos disponibles, para los cuales se puede configurar su disponibilidad, obligatoriedad o no, etc)  así como los anexos a los documentos originales asociados. Ademas, si para la clase de documento hemos indicado una clase asociada, podremos indicar los valores de característica que clasifican al documento así como el enlace a objetos de negocio Sap (también se parametriza por clase de documento a que objetos podemos vincular). En nuestro ejemplo, al maestro de materiales.

Con el status del documento podemos gestionar un sistema de aprobación de los documentos (incluyendo un Workflow), impidiendo igualmente si es necesario la modificación de los documentos una vez aprobados.

Si se ha parametrizado a nivel de clase de documento, también se pueden crear los registros info de documento desde las transacciones asociadas a los objetos de negocio. Por ejemplo, para el maestro de materiales, lo podremos hacer desde la sección Datos Adicionales, pestaña Datos de Documento en la transacción MM01/MM02.

Además, en este lugar podremos ver todos los documentos que se han creado en el sistema (desde cualquier fuente) asociados al objeto de negocio material. Desde este lugar se puede acceder a la modificación/consulta de los documentos ya creados o a crear nuevos registros.

La tercera alternativa para crear o modificar documentos sería la utilización de las herramientas externas: la via Web (que no vamos a ver) y el Easy DMS. Como indicamos antes, el Easy DMS es una herramienta que proporciona Sap y que nos permite, en un entorno Windows, similar al Explorer, realizar la gestión de los documentos.

En nuestro ejemplo, hemos creado una estructura de carpetas (es una de las ventajas de la herramienta) para diferencias los diferentes documentos que vamos a anexar. Al crear las carpetas también se crea un registro info de documento para cada una de ellas (sin anexos).

Desde el Easy DMS podemos crear o modificar los documentos, en un entorno visual totalmente conectado con Sap, donde se nos pedirá toda la información relevante según la parametrización de la clase de documento que estemos utilizando. Igualmente, para datos que requieran una lista de valores o para el enlace con los objetos de negocio de Sap, tenemos disponibles las ayudas de búsqueda que leen en la base de datos de Sap.

Esta herramienta es mucho más versatil que la transacción CV01N/CV02N y permite realizar la gestión documental de una forma mucho más intuitiva.

Utilización de DMS. Búsqueda de documentos.

Para buscar en los documentos desde Sap podemos utilizar la transaccion CV04N, la cual nos permite restringir la selección por todos los criterios asociados al documento: número, descripcion, status, características de clasificación, enlace de objets. etc.

Los resultados se visualizan en forma de lista (tambien se pueden ver en forma de mosaico), pudiendo acceder desde aquí a visualizar tanto el contenido de los registros info de documento como los documentos anexados propiamente dichos.

Si hubiesemos tenido instalado un servidor Trex con indexación de documentos tendriamos activa en esta transacción la búsqueda por texto completo dentro de los documentos.

También podriamos realizar la búsqueda de documentos via Web o desde la herramienta Easy DMS, que también tiene habilitadas las funciones de búsqueda.

Una vez ejecutada la búsqueda, el sistema nos devuelve la lista de documentos que cumplen las condiciones (no necesariamente creados con el Easy DMS), sino que también nos aparecen los documentos creados directamente desde Sap.

Desde los resultados de búsqueda podemos acceder a las propiedades del registro info de documento y también a visualizar los anexos (si el estado del documento lo permite también podriamos editar su contenido y generar una nueva versión del documento).

Parametrización del DMS.

Los aspectos más relevantes de la parametrización de las funcionalidades vistas son:

• Creación del repositorio de contenido (transacción OAC0), que siempre tendrá que ser del tipo DMS. Para el caso de que vayamos a realizar archivado a nivel de sistema de ficheros, no será necesario disponer de un repositorio. Este repositorio podrá estar en la base de datos de Sap o en un Content Server externo.
• Creación de categoria de archivo (transacción OACT): para poder utilizar el repositorio creado en el punto anterior, es necesario vincularlo a una categoria de archivo, que crearemos en este punto de parametrización. Siempre del ámbito de documento DMS.
• Configuración de las clases de documento: es la parte más importante de la parametrización en el sistema documental. Se accede desde la ruta de customizing Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –> Datos de control –> Definir clases de documento. 

Aquí definiremos los diferentes status que tenemos disponibles según la clase de documento (y como la secuencia entre cada uno de elos y atributos que personalizan el comportamiento de los documentos).

Igualmente definiremos el enlace de objetos permitidos a la clase de documento y si permitimos crear documentos solo desde la CV01N o también desde las transacciones asociados al objeto de negocio (como vemos en la imagen, el valor 1 en crear documento nos lo permite, el valor 2 solo desde la CV01N).

En la configuración de la clase de documento le indicaremos el rango de números a utilizar (también habrá que parametrizarlo), si el archivo es Kpro o no. Igualmente, definiremos si utilizamos una clase para la clasificación de los documentos, campos disponibles en la información del documento (con opciones de ocultarlos, hacerlos obligatorios u opcionales, etc), etc.

• Definir aplicación para la estación de trabajo: en la ruta de customizing Componentes multiaplicaciones –> Gestion de documentos –> Datos generales –>Definir aplicacion para la estacion de trabajo. Aquí definimos las extensiones para los documentos que vamos a poder utilizar y las aplicaciones relacionadas para su visualización/modificación.

En el caso de no archivar los documentos anexados en el Content Server y realizarlo a nivel de sistema de ficheros, tendremos que configurar los soportes de datos en la ruta de parametrización Componentes multiaplicaciones –> Datos generales –> Definir soporte de datos.

Nota importante: en el archive link habia una vinculación directa con el lugar donde se almacenaban fisicamente los documentos a traves de la asociación Objeto de negocio, clase de documento y repositorio de contenido.

En el DMS esta vinculación no existe de forma directa y se indica al anexar los documentos con la categoria de archivo (si estamos en el Easy DMS, si la clase de documento es KP nos mostrara las categorias de archivo del ambito de documento DMS; si no es KP, nos mostrara los soportes de datos definidos; si estamos en la CV01N, nosotros seleccionaremos la categoria de archivado o el soporte de datos). Es importante tener esto en cuenta. Si se pueden configurar valores propuestos en los Perfiles de gestión de docuentos (Datos generales –> Definir perfil) o en valores predeterminados en el Easy DMS. Esto es uno de los temas más confusos de la parametrización del DMS, y hay que revisarlo con detenimiento y entender bien para su correcta utilización.

La parametrización mostrada en esta entrada esta descrita de forma general y no detallada, teniendo disponibles otras configuraciones adicionales que tendremos que tener en cuenta según el tipo de archivado documental que vamos a realizar.

Para concluir, podemos indicar que la funcionalidad esta disponible para enlazar los objetos de negocio más habituales como por ejemplo:

• Activos fijos: inmovilizado (objeto ANLA).
• Posicion de solicitud de pedido de compras (objeto EBAN).
• Posicion de pedido de compras (objeto EKPO).
• Maestro de equipos (objeto EQUI).
• Ubicaciones técnicas de mantenimiento (objeto IFLOT).
• Puntos de medida de mantenimiento (objeto IMPTT).
• Cliente (objeto KNA1).
• Proveedor (objeto LFA1).
• Maestro de materiales (objeto MARA).
• Unidad organizativa (objeto NORG).
• Aviso mantenimiento (objeto PMQMEL).
• Listas de materiales (cabecera: objeto STKO_DOC, posiciones: STPO_DOC).
• Elementos Pep (objeto PRPS).
• Etc, etc.

En mi experiencia en proyectos lo he visto utilizar sobre todo en la gestión del módulo de mantenimiento, para añadir documentación de ubicaciones, equipos, avisos, etc o en el módulo de gestión de calidad (QM). Igualmente, en los documentos de compras para anexar especificaciones de la compras de determinados materiales, equipos o servicios.

Documentación adicional: Manual de Instalacion del Content Server que Sap proporciona de forma gratuita (requiere un servidor adicional, con servidor Internet activado): Content_Server_Win_640. Lo utilizaremos en el caso de que no queramos almacenar los documentos en base de datos o a nivel de sistema de ficheros, y si en un servidor de repositorio externo (existen otros productos de fabricantes distintos  a Sap). Si necesitais descargaros el software, desde el http://service.sap.com/swdc, buscando a continuación Content Server (Sap proporciona la licencia gratuita, incluyendo la base de datos MaxDB).