Como ya sabeís, los periodos contables abiertos en un sistema Sap se controlan desde la transacción OB52. Basícamente, los periodos se gestionan a traves de una variante de periodo, que es para la que indicamos los periodos contables que están abiertos. La variante de periodo se asigna a las sociedades de Finanzas, de forma que cuando modificamos los periodos abiertos de una variante estamos afectando a todas las sociedades que tiene asignada esa variante de periodos (y por tanto, limitando las fechas en las que vamos a poder contabilizar para dichas sociedades).
Os recomiendo la lectura de la entrada de Oscar en su Blog de Sap donde habla de los diferentes periodos que se pueden gestionar en Sap y toda la parametrización relacionada (tanto a nivel de FI como de MM).
En nuestro truco de hoy vamos a ver una funcionalidad de la gestión de periodos de Finanzas que nos permite lo siguiente:
- Disponer de dos periodos contables abiertos.
- Limitar la contabilización en uno de los periodos por autorizaciones.
De esta forma, en un proceso de cierre contable, limitamos en un periodo anterior la contabilización a la mayoria de usuarios por autorizaciones, permitiendo solo la contabilización en ese periodo “que estamos cerrando o ajustando” a los usuarios autorizados. Por otro lado, el resto de usuarios seguirán contabilizando en el periodo “actual”, que no estará limitado.
Los pasos para conseguir este comportamiento del sistema son muy sencillos.
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Periodo desde/hasta limitado: corresponde al remarcado en rojo en la imagen siguiente. Este periodo será el que estará restringido por autorizaciones.
- Periodo desde/hasta abierto: corresponde al remarcado en azul en la imagen siguiente. Este periodo será el que estará abierto a todos los usuarios.
- Grupo de autorizaciones: aquí indicaremos un valor. Este valor deberá de estar incluido en las autorizaciones del usuario, con el objeto F_BKPF_BUP, para permitirle contabilizar en el periodo limitado. Si en grupo de autorizaciones no indicamos ningún valor, ambos periodos estará abiertos a todo el mundo. En ese caso, será la forma de ofrecer dos periodos distintos abiertos sin ninguna restricción de autorizaciones.
El ultimo paso consistiría en crear un rol de autorizaciones con el objeto F_BKPF_BUP, asignadole el valor que hubieramos puesto en el campo GrA en la variante de periodo oportuna. Es importante también revisar las autorizaciones existente para evitar que los usuarios restringidos no tengan este objeto de autorización con el valor “*”, pues esta autorización les permitiría contabilizar en cualquier de los dos periodos.
Os dejo el enlace a un manual sobre esta funcionalidad, que incluye ejemplos de utilización en un caso real.
Información adicional: también se puede hacer un control de los periodos abiertos a nivel del modulo de Controlling (CO). Para ello, desde la transacción OKP1 – Modificar bloqueo de periodos, podemos, a nivel de sociedad CO, indicar en un ejercicio que periodos bloqueamos y para que actividades.
Puede ser una forma de útil de bloquear también la realización de operaciones a nivel de CO que nos afecten a periodos cerrados para los que ya se ha presentado información o se han concluido todos los procesos de cierre asociados.
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