Hoy vamos a hablar del flujo de documentos en ventas. Cuando realizamos operaciones en los documentos (por ejemplo, desde un pedido creamos una entrega, realizamos la salida de mercancía, facturamos la entrega, contabilizamos la factura, etc), se actualiza el historial de documentos que vincula cada una de las operaciones realizadas y los documentos involucrados.
La información se puede consultar en cualquiera de los documentos con el botón “Visualizar flujo de documento”, variando la información que se muestra según el lugar donde se posicione el cursor (por ejemplo, el numero de pedido o entrega o en una de las posiciones).
El flujo de documento muestra un árbol con la estructura de documentos, incluyendo información de cantidades e importes, así como el status de cada documento individual. Desde el flujo se puede acceder a consultar los documentos, con lo que tenemos disponible la correspondiente navegación.
A nivel interno, toda la información queda almacenada en la tabla de base de datos VBFA.
En la tabla se registra el documento origen (y posición en los casos que corresponda) y el documento destino (y posición). Si necesitamos hacer algún desarrollo que extraiga esta información, la tenemos toda disponible en esta tabla.
En principio, el flujo de documento se actualiza siempre cuando realizamos procesos de facturación, creación de entregas, operaciones en WM, salida de mercancia, contabilización del asiento contable de las facturas, etc. En algunos casos, la actualización del flujo de documento se indica en la parametrización en el control de copia de documentos (de documentos de venta a documentos de venta (transacción VTAA), de factura a documentos de venta (transacción VTAF), de entregas a entregas (transacción VTLA)), pudiendo evitar que se produzca la actualización del flujo si se desea.
Cuando queremos consultar el flujo de documento, tenemos que entrar en los diferentes documentos de ventas (pedido, entrega, factura, etc) y consultar de forma individual los historiales del documento.
Que ocurre si necesitamos navegar por el flujo de documentos de varios de ellos u obtener información de forma masiva. Podemos preparar nuestro propio report Z de visualizacion de los datos con el formato deseado (leyendo de la tabla VBFA) o bien utilizar la transacción IW12.
Aunque la transacción esta relacionada con el modulo PM (Mantenimiento), nos permite listar de forma masiva el flujo de documentos a nivel de SD de varios de ellos, pudiendo seleccionar por números de documento, cliente, fecha o usuario de creación, etc. Por ejemplo, en la imagen he solicitado todos los pedidos de venta creados para el cliente X durante un periodo de tiempo.
La transacción me ha mostrado todos los pedidos que cumplen las condiciones, incluyendo su flujo de documentos completo. Todo un descubrimiento esta herramienta. Ademas, nos permite restringir la selección de los documentos de venta por su tipología.
Por ejemplo, podríamos seleccionar solo documentos de venta, obviando la visualización de los flujos que incluyeran entregas o facturas.
Espero que os sea de utilidad.