Recibo con frecuencia consultas sobre problemas relacionados con las estrategias de liberación en compras (módulo MM). Voy a intentar hacer un resumen de los problemas más habituales y la forma de solucionarlos. En primer lugar vamos a enumerar algunos de ellos:
- ¿Se puede utilizar más de una clase para definir las estrategias de liberación a nivel de los pedidos?.
- ¿Que pasa cuando tenemos más de una moneda en los procesos de compra y como afecta esto a las estrategias de liberación?.
- ¿Los valores de clasificación en las estrategias de liberación se transportan entre sistemas dentro de las ordenes de transporte?.
- ¿Que ocurre cuando borramos las estrategias de liberación, pero no borramos los valores de clasificación?.
- ¿Tenemos alguna forma de chequear las inconsistencias dentro de las estrategias de liberación?.
- ¿Que ocurre cuando definimos estrategias de liberación utilizando valores que están en las posiciones de los documentos y los valores difieren entre una posición y otro dentro del mismo documento?.
- ¿Que ocurre cuando un documento ya esta liberado y se modifica?
- ¿Se puede definir criterios en las estrategias de liberación Z o propios del usuario, fuera de los estándar?
- ¿Porque un usuario puede liberar documentos a los que no tendría que tener acceso?.
Estos podrían ser alguno de los problemas más comunes (seguro que hay más), vamos a ver que hacer en cada caso.
1. Clase para las estrategias.
Cuando definimos las estrategias de liberación, en primer lugar creamos un grupo de liberación al que asignamos la clase donde hemos definido las características que utilizaremos en nuestras estrategias (ver la entrada del blog donde hablamos de la forma de configurar las estrategias).
Sap solo permite utilizar una clase. Si intentamos crear un grupo de liberación con otra clase, el sistema nos muestra este mensaje de error al grabar.
Por tanto, no es posible. Esto es importante, porque la clase que definamos para la liberación de documentos de compra (pedidos, contratos, ofertas), solpeds o hojas de entrada de servicio tendrá que tener todas las características necesarias para poder utilizarla en todos los escenarios posibles.
2. Varias monedas en los procesos de compra.
En las estrategias de liberación solemos utilizar el valor neto del pedido como criterio para realizar la definición de estas, requiriendo diferentes liberadores según los importes del documento. Este valor lo tenemos en el campo GNETW en la estructura de intercambio para las estrategias.
Cuando nosotros creamos un pedido, el sistema toma la moneda de la cabecera del documento y la convierte, utilizando el tipo de cambio, a la moneda de la sociedad donde estemos creando el pedido. Finalmente, Sap convierte este importe a la moneda de la característica en la estrategia de liberación (si fuera diferente). En el caso de trabajar con diferentes monedas, tendremos que tener esto en cuenta.
El estándar no soporta el trabajar con varias monedas. Cuando creamos la característica para el importe, le hemos de indicar una moneda (transacción CT04).
Ante esto, para el caso de estar en un sistema con sociedades diferentes que trabajan con varias monedas, tenemos varias alternativas disponibles:
- Modificar el comportamiento estándar del sistema utilizando la exit EXIT_SAPLEBND_002 (ampliación M06E0004).
- Elegir una moneda como referencia y crear las estrategias haciendo todas las conversiones de importes a esa moneda (por ejemplo, si trabajamos con EUR y USD, yo mis estrategias las defino en EUR). Cuando entre un pedido de la sociedad en USD, se convertirá el importe a EUR y se determinarán las estrategias según este importe. Esta suele ser la forma habitual de trabajar.
- Crear dos características para los importes, uno para la moneda EUR y otro para la moneda USD. Tener en cuenta que en todas las estrategias habrá que informar los valores de las dos características.
En este, la condición de la característica del importe que no corresponde a la moneda de sociedad se tendrá que cumplir siempre. Con esta alternativa puede ser complicado configurar el sistema si tenemos más de 2 monedas.
Gracias a Arminda Jack por su explicación de las posibles alternativas en el SCN: https://wiki.scn.sap.com/wiki/display/ERPSCM/Multiple+Currencies+in+PO+Release+Strategy(incluyendo ventajas e inconvenientes de cada alternativa).
3. Transporte de la parametrización de las estrategias de liberación.
Cuando configuramos las estrategias de liberación, los valores de parametrización (tablas T16FK, T16FV, T16FS, T16FC and T16FG ) son incluidos en la orden de transporte. Pero no así los valores de clasificación que indicamos en nuestra estrategia. Igualmente, si hemos creado una clase nueva o las correspondientes características, estas tampoco serán transportadas.
Esta información tendremos que replicarla en cada sistema, una vez transportada la correspondiente orden de transporte (la clase y las características las crearemos antes del transporte). Es posible automatizar el traspaso de los valores de clasificación utilizando ALE. En una entrada anterior del blog hablamos de este problema y proporcionamos un documento con los elemento a configurar para poder realizar el trasporte de los valores de clasificación en las estrategias. Sobre todo recomendable en sistema donde tenemos gran complejidad en las estrategias de liberación con muchos registros de configuración.
4. Borrado o cambios en la clasificación de las estrategias de liberación.
Si borramos estrategias en la parametrización de SAP, hemos de asegurarnos que también se borra la información de clasificación. Es habitual que esto no se haga y tengamos comportamientos inesperados en la asignación de estrategias a los documentos.
Para ello, nos aseguraremos que hemos borrado la asignación de la clasificación a la estrategia usando la transaccion CL24N.
Otro chequeo interesante es utilizar la CL30N para hacer una simulación de la estrategia que sería asignada a un documento. Indicamos los criterios del documento utilizados en la clasificación, importe, etc y buscamos las estrategias que cumplen la condición. Solo debería de aparecer una.
Si hay mas de una, deberemos de revisar la configuración de nuestras estrategias, ya que es incorrecta.
5. Chequeo de inconsistencias en las estrategias de liberación.
Cuando hacemos cambios importantes en las estrategias de liberación, es posible que la parametrización se nos quede en un estado inconsistente. En dicho caso, es conveniente seguir las instrucciones de la nota 365604, paso 5.
Podremos usar el report RCCLZUOB para chequear la consistencia, con el tipo de clase 032 y tabla de objecto KSSK. También la transacción OMGSCK que nos hace un chequeo general de toda la configuración de las estrategias.
6. Estrategias de liberación utilizando valores de posiciones.
Cuando definimos las estrategias de liberación, hay que tener cuidado si utilizamos campos que se encuentren a nivel de posición. Por ejemplo, el centro receptor o el grupo de artículos.
Según se explica en la nota OSS 47089, Sap intenta agregar el importe de las posiciones que tenga el mismo centro o grupo de artículos (si hemos definido estos campos en las características de la estrategia). Si hay posiciones con diferentes valores, Sap agrega todos los valores llevando el valor de los campos en blanco a la estrategia.
Esto puede hacer que no se determine una estrategia de liberación y tengamos problemas con algunos documentos.
La alternativa que da Sap es definir también una estrategia con el valor del centro o del grupo de materiales en blanco (que será la que aplique cuando se produzca este caso).
Otra opción será realizar controles por exit o badi para evitar que un documento tenga valores divergentes de centro o grupo de artículo en las posiciones. Tambien podemos intentar solucionarlo con las exits de las estrategias de liberación.
7. Modificabilidad de los documentos ya liberados.
Cuando definimos las estrategias de liberación, podemos gestionar como se comportaran estas cuando se realicen modificaciones en los documentos una vez ya liberados. Esto se indica en los indicadores de liberación, que no son más que los estados de liberación. Normalmente habrá uno de los “estados” que indicará que el documento está liberado, y con el valor “Modific.” en la su parametrización podremos configurar el comportamiento deseado:
Los posibles valores son los siguientes:
1 – No modificable: no se podrá modificar el pedido una vez se haya
liberado (evitamos cualquier cambio después de su aprobación). Habría que
anular la liberación para poder cambiarlo.
2 – Modificable, sin nueva determinación de estrategia: se permite
modificar el pedido, y no se determina nunca una nueva liberación.
3 – Modificable, nvo.liberac.en caso nvo.estrat.: se permite modificar. Solo
será una nueva liberación si cambia la información del documento y esto
produce que se determine una nueva estrategia de liberación.
4 – Modificable, nvo.liberac si nueva estrat.o modif.val: se permite
modificar. Será necesaría una nueva liberación si se cumplen las condiciones
del valor 3 o el importe de modificación del pedido supera al porcentaje de
modificación.
5 – Modificable, nueva liber.si nueva estrat./sal.: idem del 3, pero también
afecta cuando el documento ya se ha impreso (en el caso 3 no afecta).
6 – Modificable, nvo.liberac.si nvo.etrat.sin modif.val./sal.: idem del 4,
pero también afecta cuando el documento ya se ha impreso (en el caso 4 no
afecta).
8. Criterios de selección propios en las estrategias de liberación.
Por suerte, Sap también nos deja la puerta abierta para definir nuestros propios criterios en la configuración de las estrategias de liberación.
En el truco 41 hablamos sobre ello y en la forma de hacerlo. Por un lado, tenemos que ampliar la correspondiente estructura de intercambio con una estructura append:
- Solicitudes de pedido: estructura CEBAN.
- Documentos de compras (pedido, oferta, contratos): estructura CEKKO.
- Hojas de entrada de servicio: estructura CESSR.
Y a continuación utilizar la correspondiente ampliación (exit CMOD) para llenar los campos y que tengan valor cuando llegan al análisis de las estrategias.
- Solicitudes de pedido: ampliación M06B0005, que llama al módulo de función EXIT_SAPLEBND_004.
- Documentos de compra: ampliación M06E0004 , que llama al módulo de función EXIT_SAPLEBND_002.
- Hoja de entrada de servicio: ampliación SRVREL, que llama al modulo de funcion EXIT_SAPLEBND_003.
9. Autorizaciones para las estrategias.
Si utilizamos estrategias de liberación en las solpeds sin clasificación, el objeto de autorización que se utiliza es el M_BANF_FRG.
En el resto de estrategias, cuando se utiliza clasificación (tanto en solpeds, documentos de compra o entrada de actividad en pedidos de servicios), el objeto de autorización utilizado es el M_EINK_FRG.
Cuando accedemos a las transacciones de liberación de solicitudes de pedido (ME29N) o de liberación de pedidos (ME54N), la persona autorizada puede visualizar y modificar el documento y efecturar su liberación con el código de liberación que le otorga la autorización. Se realiza en estos casos la verificación de autorización del objeto M_EINK_FRG.
Cuando se ha creado el pedido, el sistema ha revisado la parametrización del sistema y asignado una estrategia de liberación, incluida en un grupo de liberación.
Igualmente, en la estrategia se habrá asignado los códigos de liberación de los diferentes intervinientes en el proceso de liberación.
La combinación de esos dos valores será lo que necesite el usuario en sus roles de autorización, con el objeto M_EINK_FRG. En mi ejemplo, el usuario DIRECCION tendrá el valor Z1 en el campo FRGGR y Z3 en el campo FRGCO. Si el usuario no dispone de esos valores, no estará habilitado el botón para realizar la liberación.
En las transacciones de liberación masiva (ME55 para solpeds o ME28 para pedidos), el usuario ha de indicar su código de liberación en los criterios de selección. Aquí se realizará igualmente la verificación de autorizaciones con el criterio indicado, y el usuario solo podrá ver los pedidos conforme a las autorizaciones asignadas.
10. Analizando nuestras estrategias.
Como hemos indicado, las estrategias utilizan el sistema de clasificación para definir las condiciones que se han de cumplir para que las estrategias apliquen. Tenemos varias transacciones interesantes para poder consultar los valores de la clasificación, como son las CL30N/CL31, CL20N, CL24N
Para mas información ver la entrada del blog donde hablábamos de esto. Y también de la posibilidad de realizar modificaciones masivas utilizando las transacciones CLMM o CL20N/CL24N(ver esta otra entrada del blog).
Bibliografía:
Si tenéis aun más dudas o problemas relacionados con las estrategias, os recomiendo revisar las siguientes notas de sap:
- 493900 – FAQ: Release Strategy.
- 365604 – FAQ: Release strategies in purchasing.
- 672719 – FAQ: Release strategies in the service.
- Entrada wiki del SCN donde se habla de estrategias de liberación con varias monedas.